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Ablage: Information optimal organisieren by Margit Gätjens-Reuter

By Margit Gätjens-Reuter

Margit Gätjens-Reuter, geschäftsführende Gesellschafterin der Planolog Organisationsberatung GmbH, ist bekannt als Autorin zahlreicher Fachbücher und Fachartikel zum Thema Sekretariats-Organisation. Ihre Beratungsschwerpunkte liegen im Bereich Aufbau- und Ablauforganisation.

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Extra info for Ablage: Information optimal organisieren

Sample text

Sieher, wenn der jeweilige Ablagebereieh voll ist, muss die Gruppe wohl oder libel ausmisten, verlagern oder verniehten. Solange jedoeh niemand in der Gruppe daftir verantwortlieh ist, werden diese Arbeiten vor sieh hergesehoben und die Gefahr eines Aktenrliekstaus in die Arbeitsraume waehst. Aus organisatoriseher Sieht empfiehlt es sieh daher, flir Zwisehenregistraturen, die zentral flir mehrere Organisationseinheiten in separaten Raumen oder Bereichen eingeriehtet werden, einen Mitarbeiter zu bestimmen, der hierflir verantwortlieh ist.

Dennoch besteht auch hier die Gefahr, dass Mitarbeiter mehr oder weniger klammheimlieh dazu ihre eigenen Ablagen - in Papierform - aufbauen. Rinzu kommt, dass bei der Einflihrung von Dokumentenmanagement-Systemen selten der gesamte Schriftgutbestand, der sich bisher angesammelt hat, dorthinein Ubernommen wird. Aus KostengrUnden ist das meist indiskutabel. Somit bleibt den meisten Unternehmen nichts anderes Ubrig, als flir eine Ubergangszeit, die Jahre, vielleicht auch Jahrzehnte dauern kann, auch noch mit zentralen Papier-Registraturen zu leben.

Meist wird es sich dabei urn Know-how-Unterlagen handeln oder urn Unterlagen eines geschlossenen Sachgebietes, das nur dieser Mitarbeiter allein verantwortlich bearbeitet. Es konnen auch vertrauliche Unterlagen sein, die nur dies en Mitarbeiter etwas angehen. Wenn der Schreibtisch als Aufbewahrungsort flir Unterlagen benutzt wird, sollte er moglichst einen oder zwei Hangeregistratur-Unterbauten haben. Die Aufbewahrung in Schubladen oder Fachern kann nur stapelweise erfolgen, was ablagetechnisch sehr uniibersichtlich und zeitaufwandig ist.

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